Haagse Schoolsport Olympiade HSSO (WSDH)
Bedrijfsnaam: Werken aan Sportstad Den Haag
Contactpersoon: Nathan van Adrichem
Omschrijving van het project
De Haagse Schoolsport Olympiade (HSSO) is al meer dan 25 jaar een begrip en vindt ieder jaar plaats in eind juni bij de Sportcampus Zuiderpark. Ruim 3000 kinderen uit groep 8 van alle basisscholen in Den Haag gaan de sportieve strijd met elkaar aan op deze dag. Tijdens de Olympiade beoefenen de deelnemers verschillende Olympische en individuele sporten. Daarnaast worden er ook clinics verzorgd.
Organisatie
De HSSO wordt georganiseerd door de studentengroep ‘Teamplayers’, bestaande uit studenten van ROC Mondriaan en De Haagse Hogeschool, in samenwerking met de verenigingsondersteuners van WSDH.
Welke uitvoerende werkzaamheden kunnen Teamplayers vanaf dag 1 al oppakken?
Plannen evenement, projectplan maken, schema's opstellen, externen benaderen, sponsoren zoeken, op zoek gaan naar trents,
Op welk terrein ligt het zwaartepunt van uw opdracht ?
1. Ontwikkelen, organiseren, evalueren sportevenement(en)
Wat is het concrete eindresultaat dat u in juni opgeleverd wilt zien?
De volledige organisatie van de Haagse Schoolsport Olymiade
Dit is een feestelijke sportdag voor 3000 groep 8 leerlingen in de Olympische sferen.
In gehele Sportcampus, op de buiten Sportvelden en de op Atletiekbaan worden er
Benoem een aantal concrete tussenproducten die Teamplayers in de periode september-juni moeten opleveren.
Inschrijvingen verwerken
Inschrijfformulier maken (Google Forms of via mail)
Deadline communiceren naar scholen
Controle op:
Aantal teams per school
Aantal spelers per team
Contactpersoon per school
Bevestigingsmail sturen na inschrijving
Sportzalen reserveren & controleren
Beschikbaarheid checken (datum + tijd)
Aantal velden bepalen
Controlepunten:
Kleedkamers beschikbaar?
Scoreborden aanwezig?
EHBO aanwezig?
Materiaal (ballen, hesjes, fluitjes)
Contactpersoon sporthal vastleggen
Communicatie met scholen
Eerste aankondiging (datum, sport, inschrijvingsinfo)
Herinnering vóór deadline
Praktische info 1 week vooraf:
Aanvangsuur
Locatie
Wedstrijdschema
Reglement
Nabericht + eventueel foto’s / bedanking
Organisatiefase
Draaiboek maken
In het draaiboek moet staan:
Tijdschema van de dag
Taakverdeling teamplayers
Noodprocedure
Contactgegevens verantwoordelijken
Prijsuitreiking
Opruimplanning
Wedstrijdschema opstellen
Kies afhankelijk van aantal teams:
Poulesysteem
Rechtstreekse knock-out
Poules + finales
Let op:
Speeltijd per wedstrijd
Wisseltijd tussen wedstrijden
Finales apart plannen
Hulpstudenten instrueren
Taken kunnen zijn:
Scheidsrechter
Scorebord
Opruimteam
Voorzie:
Korte briefing vooraf
Duidelijke taakverdeling op papier
WhatsApp-groep voor snelle communicatie
Checklist dag zelf opstellen
Zalen openen
Materiaal klaarzetten
Teams aanmelden
Wedstrijdschema uithangen
EHBO check
Resultaten bijhouden
Finale & prijsuitreiking
Opruimen & controle zaal
Evaluatie
Na afloop:
Korte nabespreking met teamplayers
Wat liep goed?
Wat kan beter richting HSSO?
Feedback vragen aan scholen
Omschrijving van de verschillende werkzaamheden van Teamplayers
Organisatie en planning
Opstellen van een globale jaarplanning
Vergaderen en taakverdeling maken binnen het team
Deadlines bewaken
Contactmomenten plannen met betrokken partijen
Communicatie en promotie
Contact opnemen met scholen
Informeren over sportaanbod, datum en inschrijvingen
Opstellen en versturen van mails
Beantwoorden van vragen van scholen
Eventuele promotie via affiches of sociale media
Inschrijvingen verwerken
Inschrijvingssysteem opstellen
Inschrijvingen opvolgen
Gegevens controleren (teams, aantallen, contactpersonen)
Overzichtslijsten maken per sport
Logistieke voorbereiding
Sportzalen en terreinen reserveren
Materiaal inventariseren (ballen, doelen, scoreborden…)
EHBO en veiligheid controleren
Planning van kleedkamers maken
Draaiboek opstellen
Wedstrijdorganisatie voorbereiden
Wedstrijdschema’s opstellen
Poule-indelingen maken
Reglementen uitschrijven
Taakverdeling maken voor hulpstudenten
Noodscenario’s voorzien (blessures, vertragingen, slecht weer)
Aansturen van hulpstudenten
Hulpstudenten rekruteren
Taken bepalen (scheidsrechters, scorebord…)
Instructiemoment organiseren
Duidelijke communicatiekanalen voorzien
Uitvoeringsfase (Tijdens de HSSO in juli)
Opbouw en voorbereiding ter plaatse
Zalen en terreinen klaarzetten
Materiaal controleren
Begeleiding van het evenement
Teams ontvangen en registreren
Wedstrijden opstarten en opvolgen
Tijdsschema bewaken
Resultaten verwerken
Problemen oplossen
EHBO of noodprocedures coördineren indien nodig
Afsluiting
Prijsuitreiking organiseren
Opruimen en materiaal controleren
Zalen correct achterlaten
Evaluatiefase (Na afloop)
Nabespreking met het team
Reflectie over samenwerking
Feedback verzamelen van deelnemende scholen
Verbeterpunten formuleren voor volgende editie